Cómo empezar a trabajar con Gestión Contable en MediiBlue

Administrar la parte financiera de una clínica no debería significar revisar varias hojas de cálculo para saber qué se facturó, quién pagó y cuánto queda pendiente. El módulo de Gestión Contable de MediiBlue conecta las facturas, los cobros, los recibos y los tarifarios para que el equipo pueda trabajar con información clara y actualizada.

En esta guía te explicamos qué representa cada elemento, cómo realizar la configuración inicial y cómo completar los flujos más frecuentes.

Antes de comenzar: cuatro conceptos importantes

Aunque están relacionados, una factura, un cobro, un recibo y una aplicación no representan lo mismo:

• Factura: registra los servicios facturados y genera una cuenta por cobrar. Puede estar en borrador, emitida o anulada.

• Cobro: registra una entrada de dinero recibida de un paciente, una aseguradora, una empresa o un tercero.

• Recibo: es la constancia del dinero recibido. Al registrar un cobro nuevo sobre una factura, MediiBlue genera un recibo para ese cobro.

• Aplicación: vincula un cobro o un recibo existente con una factura. Aplicar un recibo previo no representa una nueva entrada de dinero.

Esta separación permite conocer tanto lo facturado como lo realmente cobrado, sin contar dos veces un mismo ingreso.

Configuración inicial recomendada

Antes de crear la primera factura, un usuario con los permisos correspondientes debe revisar la sección Gestión Contable > Configuración.

1. Configura la numeración

Define la secuencia que utilizarán las facturas y la secuencia independiente para los recibos de cobro. Puedes establecer el prefijo, el año, la longitud del número y el rango disponible.

Ejemplo:

• Factura: FAC-2026-000001

• Recibo de cobro: RP-2026-000001

2. Revisa las formas de pago

Confirma que estén disponibles las formas de pago que utiliza la clínica, como efectivo, tarjeta, transferencia bancaria o cheque. Al registrar un cobro, el usuario deberá seleccionar una de las opciones habilitadas en la instancia.

3. Verifica el seguro del paciente

Si una factura tendrá cobertura, MediiBlue utiliza la aseguradora declarada en el perfil del paciente. Si el paciente todavía no tiene un seguro registrado, el usuario puede completar ese dato durante el proceso sin modificar el resto de su información.

4. Prepara los tarifarios

En Gestión Contable > Tarifarios puedes crear catálogos particulares o asociados a una aseguradora. Los ítems pueden agregarse manualmente o importarse desde Excel.

Antes de confirmar una importación, MediiBlue muestra una vista previa e identifica filas válidas, datos ignorados, precios en cero, códigos faltantes, duplicados y errores. El archivo original no queda almacenado.

Los cambios futuros en un tarifario no alteran las facturas existentes: cada línea conserva una copia del concepto, los códigos y el precio utilizados al crearla.

Cómo crear una factura

Ve a Gestión Contable > Facturación y selecciona Nueva factura.

1. Elige el destinatario

El destinatario predeterminado es el paciente. También puedes facturar a una aseguradora o seleccionar otro destinatario cuando corresponda.

2. Selecciona la modalidad

• Sin cobertura: el paciente asume el importe completo.

• Con cobertura: cada línea se distribuye entre lo cubierto por la aseguradora y el copago correspondiente al paciente.

3. Agrega los conceptos

Puedes añadir un ítem de tarifario o un concepto libre. En el borrador es posible revisar las cantidades, los precios y los demás valores permitidos antes de emitir.

En las facturas con cobertura, se registra cuánto cubre el seguro en cada línea. El sistema calcula automáticamente el copago:

Copago = importe de la línea − cobertura del seguro

4. Revisa y emite

Guarda el borrador y verifica el destinatario, el paciente, el seguro, las líneas y los totales. Mientras la factura permanezca en borrador puede editarse.

Al emitirla, MediiBlue asigna el número definitivo y congela los datos relevantes del documento. Por eso conviene revisar todo antes de confirmar. Una factura emitida ya no se edita; si debe dejarse sin efecto, se anula conservando su número y trazabilidad.

Desde la factura emitida puedes consultar el detalle, descargar el PDF y utilizar la opción de envío por correo.

Las facturas generadas actualmente se identifican como documentos internos no fiscales. La clínica debe seguir las obligaciones fiscales aplicables en su jurisdicción.

Ejemplo 1: factura sin cobertura

Una clínica factura una consulta particular por DOP 2,500.00.

• Total de la factura: 2,500.00

• Responsabilidad del paciente: 2,500.00

• Cobro registrado: 2,500.00

• Balance pendiente: 0.00

• Estado de cobro: Pagada

Al registrar el cobro, MediiBlue genera un recibo con numeración propia. La factura conserva su número y cambia únicamente su estado de cobro; su estado documental continúa siendo Emitida.

Ejemplo 2: factura con cobertura y copago

Un procedimiento tiene un importe de DOP 10,000.00. La aseguradora cubre 8,000.00 y el paciente debe pagar un copago de 2,000.00.

La factura mostrará:

• Total: 10,000.00

• Cobertura del seguro: 8,000.00

• Copago del paciente: 2,000.00

Si la aseguradora paga primero 8,000.00, se registra el cobro indicando que corresponde a la cobertura del seguro. El balance del seguro queda en cero y permanecen 2,000.00 pendientes del paciente. La factura pasa a Parcialmente pagada.

Cuando el paciente paga su copago, se registra un segundo cobro bajo la responsabilidad del paciente. El balance total llega a cero y la factura queda Pagada. Cada cobro conserva su propio recibo.

Ejemplo 3: aplicar un recibo previo

Supongamos que un paciente pagó DOP 1,500.00 antes de que se emitiera la factura y la clínica generó un recibo por ese importe.

Más adelante se emite una factura por DOP 4,000.00. Desde el detalle de la factura, el usuario puede seleccionar Registrar cobro > Aplicar recibo existente y elegir el recibo disponible del paciente.

El resultado será:

• Total de la factura: 4,000.00

• Recibo aplicado: 1,500.00

• Balance pendiente: 2,500.00

No se crea un segundo ingreso ni otro recibo, porque el dinero ya se había recibido. Solo se establece la relación entre el recibo previo y la factura.

Si la aplicación se hizo por error, puede revertirse con un motivo obligatorio. La reversión devuelve el importe al balance disponible del recibo y al balance pendiente de la factura; no representa una devolución de dinero ni anula automáticamente el recibo.

Cómo interpretar el estado de una factura

MediiBlue separa dos estados para evitar confusiones.

Estado documental

• Borrador: todavía puede revisarse y editarse.

• Emitida: tiene número definitivo y sus datos están congelados.

• Anulada: se conserva para fines de control, pero ya no está vigente.

Estado de cobro

• Pendiente: no tiene cobros o recibos aplicados vigentes.

• Parcialmente pagada: una parte ya fue cubierta y todavía existe balance.

• Pagada: el balance pendiente es cero.

Una factura no puede anularse mientras tenga cobros o recibos vigentes aplicados. Primero deben anularse los cobros correspondientes o revertirse las aplicaciones, según el caso.

Consulta el Resumen contable

El tab Resumen reúne la información principal del período seleccionado sin mezclar monedas distintas. Sus vistas permiten revisar:

• importe facturado y cantidad de facturas;

• cobros recibidos;

• cuentas por cobrar actuales;

• recibos con balance disponible;

• composición del balance entre aseguradoras, pacientes e históricos;

• facturas pendientes, parcialmente pagadas y pagadas;

• antigüedad de los balances;

• movimientos y documentos recientes.

Puedes cambiar entre Vista general, Facturación, Cobros y Recibos y Cuentas por cobrar para consultar cada parte del flujo sin perder el período seleccionado.

Buenas prácticas para el equipo

• Mantén actualizado el seguro médico en el perfil de cada paciente.

• Revisa la factura completa antes de emitirla.

• Registra cada cobro con su pagador, responsabilidad, fecha, forma de pago y referencia correcta.

• Aplica recibos existentes únicamente cuando correspondan al mismo paciente, moneda y saldo disponible.

• No registres como cobro nuevo un dinero que ya fue documentado mediante un recibo previo.

• Utiliza los motivos de anulación y reversión para conservar una trazabilidad clara.

• Consulta regularmente las cuentas por cobrar y su antigüedad.

Todo el ciclo, conectado

Con Gestión Contable, el equipo puede pasar de un tarifario a una factura, distribuir la responsabilidad entre aseguradora y paciente, registrar los cobros, aplicar recibos previos y consultar los balances desde un mismo flujo.

Para comenzar, entra a Gestor > Gestión Contable, revisa la configuración de tu instancia y crea tu primera factura. Las opciones disponibles se mostrarán de acuerdo con los permisos asignados a cada miembro del equipo.